Agile Recruiting
Ein ganzheitlicher Ansatz

Das Wort „agil“ mag dir auf den ersten Blick bekannt vorkommen. Im Zusammenhang mit Recruiting bekommt es eine ganz neue Bedeutung. Agile Recruiting versteht sich als ganzheitlicher Ansatz, der eine grundlegende Veränderung im Denken und Handeln deiner Teams erfordert. Es geht darum, deine Recruiting-Prozesse flexibler zu gestalten und antizipativ an die Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt anzupassen. Dadurch gelingt es dir, sich ändernde Umweltbedingungen nicht als negativ und problematisch zu sehen, sondern als Herausforderung und Gelegenheit, sie für dich zu nutzen und veraltete, komplexe Strukturen aufzubrechen.

Teamwork Makes The Dream Work

Agile Recruiting setzt voraus, dass bei jeder neuen Stellenbesetzung im Team gearbeitet wird. Deine Personalabteilung bildet das Bindeglied zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und Management. Dadurch wird dein HR-Team zu einem Projektmanager auf Augenhöhe und nimmt nicht länger nur die Rolle des Personalbeschaffers, sondern des Moderators, Beraters und Koordinators ein.

Durch die frühzeitige Integration der zuständigen Teams in die Personalentscheidungen wird dein Recruiting-Prozess demokratischer und transparenter. Deine Mitarbeiter lernen potentielle Kollegen in natürlichen Situationen kennen und können bereits im Auswahlprozess persönliche und fachliche Gespräche mit ihnen führen. Dadurch entwickelt jeder Mitarbeiter ein Gefühl dafür, welche Fähigkeiten und Kompetenzen ihm wichtig sind und wer ihr Team in Zukunft bereichern könnte.

Welche Aufgaben liegen noch beim Vorgesetzten?

Grundsätzlich nehmen Vorgesetzte beim agilen Recruiting deutlich weniger Einfluss auf den Auswahlprozess. Steife Bewerbungsgespräche zwischen Personaler, Führungskraft und Kandidat sind nicht mehr zeitgemäss und in agilen Organisationen so nicht mehr aufzufinden. Dennoch ist es wichtig, dass die Vorgesetzen über alle Recruiting-Schritte Bescheid wissen und rechtzeitig involviert werden. Ausserdem wird ihnen ein Vetorecht zugesprochen, von dem sie jederzeit Gebrauch machen können. Das unterscheidet sie deutlich vom restlichen Recruiting-Team.

Damit das abteilungsübergreifende Rekrutieren funktionieren kann, kommt es vor allem auf die Beziehungen zwischen den beteiligten Parteien an. Durch verbesserte Kommunikation entstehen Vertrauen und Eigenverantwortung – die Basis jeder guten Zusammenarbeit. Es ist wichtig, dass das Team gemeinsam Entscheidungen treffen kann und selbstständig in der Lage ist, mit einer Vielzahl von Bewerbern umzugehen.

Damit erfolgreiches Teamwork nicht nur eine leere Hülle bleibt, sollten – trotz erhöhter Flexibilität und Anpassungsfähigkeit – gewisse Rollen und Personalstrukturen innerhalb der Teams festgelegt werden. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um detaillierte und starre Stellenbeschreibungen innerhalb des klassischen Rollenverständnisses. Hier werden verschiedene Eigenschaften definiert, die eine Mitarbeiterrolle ausmachen.

Zu den verschiedenen Elementen gehören die Aufgaben, die Verantwortung und Befugnisse, die Rollenerwartung, individuelle Persönlichkeitsmerkmale sowie persönliche Kompetenzen und Fähigkeiten einer Person. Unter Berücksichtigung dieser Fähigkeiten kann sichergestellt werden, dass sich jeder Mitarbeiter in der auf ihn passend zugeschnittenen Rolle wiederfindet. Eine klare Rollenverteilung schafft ein tolles Arbeitsklima und ist wichtig, um agile Recruiting erfolgreich umsetzen zu können.

Your Recruiting Future Starts Today – Not Tomorrow

Wie kannst du agile Recruiting in deinem Unternehmen erfolgreich umsetzen? Die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung von agilem Recruiting ist die Implementierung von zeitgemässen Prinzipien. Aber was genau ist damit gemeint? Viele denken hier zunächst an bunte Post-Its und lustige Zeichnungen – aber agile Methoden sind deutlich stärker strukturiert als du denkst.

Ein zentrales Strukturelement ist das iterative Vorgehen. Deine Teams nähern sich einem neuen Projekt in kleinen Schritten und teilen es in verschiedene Sprints auf. Jeder Sprint steht für ein konkretes Zwischenergebnis, dessen Erreichen für den Gesamterfolg des Projektes sehr wichtig ist. Um sicherzustellen, dass dein Team motiviert und fokussiert bleibt, definiert ihr die wichtigsten Ziele gemeinsam und haltet die Sprintetappen möglichst kurz. Auch bei der Realisierung der verschiedenen Projektzyklen zeigt sich wieder «Communication is key».

Zu deinem agilen Unternehmenswandel gehört auch die Etablierung der „Du-Kultur“. Die hilft dir dabei, das hierarchische Rollenverständnis weiter abzuschaffen und eine Kommunikation auf Augenhöhe zu ermöglichen.

Wie setzt du Agilität in deinem Unternehmen konkret um?

Welche der Arbeitsmethoden können sich in deinem Unternehmen behaupten? Wie gelingt es dir, die angestrebte offene Kommunikation umzusetzen? Und wie schaffst du es vor lauter Selbstorganisation den roten Faden nicht zu verlieren? Lass dich von verschiedenen Tools und Prozessen inspirieren und implementiere diese nach und nach in deinem Unternehmen, um ein neues Verständnis von Agilität zu erschaffen.

Stand-ups sind kein Kaffeekränzchen am Morgen

Wie ist der aktuelle Stand der Rekrutierung? Vor welchen neuen Herausforderungen stehen deine Teams aktuell? Wie und wo kann das Hiring Team unterstützend helfen? Stand-up-Meetings sind dafür da, genau diese Fragen zu klären. Damit das gesamte Hiring Team immer up-to-date ist, sind tägliche Stand-ups empfehlenswert. Hierbei handelt es sich um kurze Meetings von maximal 15 Minuten, in denen alle Beteiligten ihre aktuellen Ergebnisse kurz vorstellen. Dafür versammelt sich dein Recruiting-Team täglich zu einer bestimmten Uhrzeit – vorzugsweise morgens.

Achte darauf, dass die kurzen Treffen nicht zu langatmig oder zu Privatgesprächen werden. Im besten Fall leitet ein Moderator (bsp. Scrum Master) die Stand-ups und legt bestimmte Regeln fest. Das klingt jetzt strenger und ernster als es tatsächlich ist. Am Ende sollten alle Beteiligten mit einem guten Gefühl aus dem Stand-up heraus gehen, um motiviert und positiv in den Tag zu starten.

Arbeiten mit dem Kanban Board

Auf dem Schreibtisch deiner Mitarbeiter häufen sich die To Dos? Häufig entstehen in Gesprächen kreative Ideen, die letztendlich niemals umgesetzt werden? Trotzdem behältst du gerne den Überblick und willst über die Stand-ups hinaus auf dem aktuellen Stand sein? Dann wird es Zeit, ein Kanban-Board in deinem Recruiting-Team zu etablieren.

Hierbei handelt es sich um eine agile Methode zur Optimierung von Workflows und Tasks. Das Hiring Team soll sich mit Hilfe dieses Tools auf wenige Aufgaben gleichzeitig konzentrieren, anstatt zu viele Tasks nur oberflächlich anzugehen.

Auf dem sogenannten Kanban-Board werden Projekte organisiert und visualisiert dargestellt. Dafür halten alle Mitarbeiter ihre Arbeit fortlaufend auf einem physischen oder digitalen Board fest. Ein Kanban-Board besteht üblicherweise aus drei Spalten: To Do, Work in Progress, Done.

Auf einer physischen Tafel können die einzelnen Tasks mit Hilfe von bunten Klebezetteln statusgerecht zugeordnet werden. Es gibt auch verschiedene digitale Tools zur Nutzung von Kanban Prinzipien (Beispiel Miro). Digitale Kanban Boards sind nicht nur ortsunabhängig, sondern auch effizienter und nachhaltiger. Sie sind einfach zu verstehen und ermöglichen Querverweise auf zusätzliche Informationen, sowie Dateianhänge und die Verknüpfung mit anderen Tools.

Dadurch entsteht ein grosses Wissensnetzwerk, welches es dir ermöglicht, deine Projekte effektiv zu steuern – ohne sich als Kontrollinstanz in den Vordergrund zu drängen. Damit ein Kanban Board auch zielführend ist, muss es regelmässig gepflegt werden. Deine Mitarbeiter sollten agile Methoden verinnerlichen und als Bereicherung und nicht als zusätzliche Last sehen. Hier ist die Devise „Keep it simple“. Begrenze die Anzahl der Aufgaben pro Spalte und Mitarbeiter.

Der optimierte agile Recruitment-Prozess

Aber was bedeutet das jetzt konkret für deine Recruiting-Strategie? Der perfekte agile Bewerbungsprozess ist nicht auf Bestellung fertig. Aber du hast es selbst in der Hand, Tag für Tag daran zu arbeiten, deinen agilen Recruitment-Prozess zu optimieren. Wie bereits erwähnt sind 1:1 Gespräche am Tisch (oder Remote) inklusive der immer wiederkehrenden Fragen nach Stärken, Schwächen der Kandidaten keine agile Recruiting-Lösung. Vielmehr sollten sich die Bewerber auf spielerische Elemente freuen, bei denen sie ihre Team- und Kommunikationsfähigkeit unter Beweis stellen können. Am Ende des Tages geht es darum, die Kandidaten in verschiedenen Situationen ehrlich und persönlich kennenzulernen und erst abschliessend offene Fragen in einem persönlichen Gespräch zu klären.

Mein Insider-Tipp? Gruppenveranstaltungen sind auch in digitalisierter Form sehr gut umsetzbar. Das Tool Zoom arbeitet hier zum Beispiel mit sogenannten Break-out Rooms. Hier könnte in jedem virtuellen Raum eine neue Challenge oder ein anderes Team auf die Bewerber warten.

Agile Recruiting in a Nutshell

Dieser kurze Blick hinter die Kulissen zeigt dir, wie wichtig das ganzheitliche Konzept von agilem Recruiting ist. Es geht darum, schneller und kreativer auf Herausforderungen zu reagieren und mit ehrlichem Feedback zielführend zu rekrutieren. Es reicht nicht, lediglich einzelne Prozessschritte auszutauschen. Dein Ziel sollte es sein, eine agile Unternehmensphilosophie zu etablieren, mit der sich jeder Mitarbeiter identifizieren kann.

Natürlich sehen Recruiting-Prozesse nicht für jedes Unternehmen gleich aus. Durch individuelle Anpassungen an deine bestehenden Strukturen kannst du dafür sorgen, dass agile Recruiting nicht länger ein unbekanntes Wortkonstrukt in der Kaffeepause bleibt. Nur wer keine Angst vor Agilität hat und sich neuen Herausforderungen stellt, bleibt langfristig für Arbeitnehmer interessant und kann sich auf dem Arbeitsmarkt durchsetzen. Eine gut durchgeführte Rekrutierungsstrategie ist dein Schlüssel zum Erfolg. Also, worauf wartest du noch?