10 Tipps für die Auswahl eines guten Bewerbermanagementsystems
Die meisten Unternehmen wissen, dass sie im Rahmen ihrer Rekrutierung Stelleninserate erstellen und diese auf verschiedenen Jobbörsen und Social-Media-Plattformen veröffentlichen müssen. So erreichen sie möglichst viele Kandidaten. All diese Bemühungen können jedoch leicht ins Leere laufen, wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, das Interesse der eingehenden Bewerbungen mit einem guten Bewerbermanagementsystem zu verwalten.
Das gilt vor allem für Unternehmen, die entweder keine modernen Technologien zur Bewerbendenverfolgung und Rekrutierung nutzen oder die immer noch an einem alten System festhalten, das sowohl für die Bewerbenden als auch für das HR-Team kompliziert zu bedienen ist.
Ein gutes Applicant Tracking System kann die Effektivität der Rekrutierung eines Unternehmens steigern, indem es dabei hilft, Sourcing Tätigkeiten, Interaktionen mit Bewerbenden und den gesamten Recruiting Workflow in einer integrierten Plattform zu bündeln. Ausserdem sorgt eine moderne Recruiting-Software dafür, dass die Bewerbenden ein positives Erlebnis haben und dass auch die HR-Teams das Applicant Tracking System einfach und effizient nutzen können. Eine falsche Entscheidung bei der Auswahl deines ATS kann sich jedoch negativ auf den Rekrutierungserfolg deines Unternehmens auswirken. Das kann zu verlorenen Talenten, unzufriedenen Führungskräften und einer enormen Verschwendung von Zeit und Geld führen. Es führt zu einem hohen Frustrationslevel für das HR-Team, das feststellen muss, dass es aufgrund von Problemen mit den internen Systemen und Prozessen oder deren Fehlen nicht in der Lage war, erfolgreich Talente einzustellen.
In diesem Beitrag verraten wir dir 10 Tipps für die Auswahl eines guten Bewerbermanagementsystems für die speziellen Anforderungen deines Unternehmens.
Hier ist die Liste der Dinge, die man beachten muss, bevor man ein gutes ATS für sein Unternehmen auswählt. Es erfordert zwar ein wenig Aufwand für das Unternehmen, aber es lohnt sich auf jeden Fall.
Tipp 1 – Geschäftsanforderungen deines Unternehmens
Um herauszufinden, welche Systeme den Bedürfnissen deines Unternehmens am besten entsprechen, ist es wichtig, die geschäftlichen Anforderungen deines Unternehmens zu kennen. Das gilt natürlich auch für die Auswahl eines guten Bewerbermanagementsystems für deine speziellen Bedürfnisse. Im Allgemeinen können die Nutzer in kleine und mittlere Unternehmen, grosse Unternehmen mit globalen Aktivitäten oder Personalagenturen eingeteilt werden. Viele Anbieter versuchen zwar, ihre Lösung für jede Situation anzupassen, aber die Realität sieht so aus, dass viele der aktuellen Systeme nicht ausreichen, um Unternehmen mit modernen Methoden für eine effektive Personalbeschaffung auszustatten. Ein vorgefertigter Ansatz für die Rekrutierung ist das Letzte, was du willst, dass dein Unternehmen sich dafür entscheidet. Nur weil ein anderes Unternehmen ein bestimmtes System verwendet, ist das noch lange kein Grund, sich für dieses System zu entscheiden. Es ist ratsam, die Bedürfnisse deines Unternehmens zu verstehen und zu definieren. Genauso wie du eine Stellenbeschreibung erstellen würdest, damit du genau das findest, was dein Unternehmen braucht. Finde heraus, ob der Anbieter bereit ist, mit dir zusammenzuarbeiten, um deine Anforderungen genau zu verstehen und eine Recruiting-Plattform mit einem guten Bewerbermanagementsystem anzubieten, das auf deine speziellen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.
Nur weil ein anderes Unternehmen ein bestimmtes System verwendet, ist das noch lange kein Grund, sich für dieses System zu entscheiden.
Tipp 2 – Qualität und Einfachheit der Kommunikation
Einer der wichtigsten Vorteile eines kollaborativen Recruiting-Systems ist, dass das gesamte Recruiting-Team auf der Plattform zusammenarbeiten kann. Alle am Rekrutierungsprozess Beteiligten müssen zum richtigen Zeitpunkt Zugang zu den richtigen Informationen haben, um informiert und auf die stattfindenden Vorstellungsgespräche vorbereitet zu sein. Um dies zu gewährleisten, muss ein gutes Applicant Tracking System in der Lage sein, die Interviewer zu unterstützen, indem es Gespräche mit den Bewerbenden führt und sie mit allen erforderlichen Hintergrundinformationen versorgt. Das ATS sollte die Weitergabe dieser Informationen an dein Recruiter-Team automatisieren, indem es sie in ihren Terminkalender einbettet. Dazu muss ein gutes Applicant Tracking System es allen am Prozess Beteiligten leicht machen, auf das System zuzugreifen und bei Bedarf miteinander zu kommunizieren.
Tipp 3 – Candidate Experience, Karriereseite und Employer Branding
Wenn ein Unternehmen mit seinem Applicant Tracking System eine frustrierende Erfahrung macht, wird es wahrscheinlich mehrere verlorene Bewerbende haben. Wenn Bewerbende eine schlechte Erfahrung mit der Karriereseite oder eine langsame Leistung machen, werden sie ihre Bewerbung wahrscheinlich aufgeben und nur ungern auf deine Website zurückkehren. Darüber hinaus trägt eine schlecht gestaltete Bewerberseite, die sie dazu zwingt, verschiedene unnötige Schritte zur Erstellung eines Profils zu durchlaufen und überflüssige Informationen einzugeben, zu einer schlechten Candidate Experience bei. Bewerbende akzeptieren diese nicht und brechen ihre Bewerbung vorzeitig ab. Dies sind wichtige Faktoren, die deine Arbeitgebermarke widerspiegeln und die bei der Bewertung eines guten Applicant Tracking Systems eine hohe Priorität haben müssen.
Modernes Recruiting ist unvollständig und ineffektiv, wenn es die sozialen Medien und die Macht der sozialen Netzwerke nicht nutzt.
Tipp 4 – Social Media Recruiting
Modernes Recruiting ist unvollständig und ineffektiv, wenn es die sozialen Medien und die Macht der sozialen Netzwerke nicht nutzt. Die Top-Talente, die du für deine offenen Stellen suchst, halten sich zumeist auf sozialen Plattformen auf, um sich zu vernetzen, zu arbeiten und aus verschiedenen anderen Gründen. Natürlich sind diese sozialen Netzwerke auch die Orte, an denen du sein musst, um Zugang zu den besten passiven Bewerbenden zu bekommen, die du suchst. Ein guter Test für dein kostenloses Bewerbermanagementsystem ist der Grad der Integration mit den sozialen Plattformen, die es bietet. Macht es dir und deinem gesamten Unternehmen das Teilen von Stellenangeboten in den sozialen Medien und das Verfolgen der Erfolgsquote wirklich leicht? Teste die gesamten Social-Media-Recruiting-Funktionen während der kostenlosen Testphase, um sicherzustellen, dass du weisst, was du bekommst und wie gut es mit dem Bewerbermanagementsystem integriert ist.
Tipp 5 – Mitarbeiterempfehlungen
Die besten Unternehmen wissen, dass der Aufbau und die Verwaltung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms entscheidend für die Suche nach den besten Mitarbeitenden ist. Tatsächlich sind Mitarbeiterempfehlungen eine der effektivsten Quellen, über die Unternehmen erstklassige Talente einstellen. Viele Unternehmen wissen zwar um die Vorteile und haben eine Art Bonus für Mitarbeiterempfehlungen eingeführt, aber den meisten fehlen die Mittel, um die Mitarbeitenden in den Einstellungs- und Empfehlungsprozess einzubinden. Bevor du anfängst, solltest du dich vergewissern, dass dein Bewerbermanagementsystem eine integrierte Funktion für Mitarbeiterempfehlungen enthält. Achte genau darauf, wie die Empfehlungsfunktion es dir und deinen Kollegen ermöglicht, Empfehlungsinformationen ohne grosse Reibungsverluste über das System auszutauschen.
Tipp 6 – Schnelle und genaue Kandidatensuche
Ein wichtiger Teil der Organisation deiner Rekrutierungsaktivitäten besteht darin, dass du die grosse Zahl der eingehenden Bewerbungen, die dein Unternehmen erhält, schnell und einfach durchsuchen und filtern kannst. Leider bieten viele Applicant Tracking Systeme keine ausreichende Funktionalität für diesen Zweck. Ein gutes Applicant Tracking System muss eine schnelle und einfache Suchfunktion mit guten Ergebnissen bieten, die in einem logischen Format angezeigt werden und leicht zu verstehen und nachzuvollziehen sind. Ein gutes Applicant Tracking System sollte auch Funktionen zum Parsen von Lebensläufen bieten, um die Suche einfacher und genauer zu machen. Bevor du dich für das richtige ATS für dein Unternehmen entscheidest, solltest du die Suchfunktionen überprüfen, um sicherzustellen, dass es dir hilft, tief in deinen Bewerberpool einzudringen, um die Personen zu finden, nach denen du anhand von Schlüsselwörtern und anderen Kriterien suchst.
Tipp 7 – Einfachheit der Integration
Je nach Grösse des Unternehmens kann es sein, dass das Unternehmen das Applicant Tracking System mit anderen Systemen integrieren möchte. In der Regel wollen die meisten Unternehmen ihre Website in ihr ATS integrieren, damit sie Bewerbende direkt von der Unternehmenswebsite aus suchen können. Bei grösseren Unternehmen mit einer Website hingegen kann es sinnvoll sein, das ATS mit einem anderen HRIS oder einem internen System zu integrieren. Wenn du ein gutes Bewerbermanagementsystem für dein Unternehmen auswählst, achte darauf, ob das Produkt in der Lage ist, bestehende Systeme bei Bedarf schnell zu integrieren. Es ist auch wichtig, herauszufinden, ob der Anbieter in der Lage ist, bei Bedarf individuelle Integrationen anzubieten.
Ein gutes System zur Bewerberverfolgung kann dabei helfen, unnötige Verzögerungen und Hindernisse im Rekrutierungsprozess zu beseitigen
Tipp 8 – Verstärkte Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen
Die Automatisierung von Aufgaben ist im Allgemeinen eine offensichtliche Erwartung an eine Recruiting-Plattform. Der Grad dieser Erwartung ändert sich jedoch im Laufe der Zeit. Die Unternehmen wollen die Reibungsverluste im Einstellungsprozess minimieren. Sie wollen ein System, das ihnen hilft, die Dinge auf Kurs zu halten und voranzubringen. Ein gutes System zur Bewerberverfolgung kann dabei helfen, unnötige Verzögerungen und Hindernisse im Rekrutierungsprozess zu beseitigen, indem es Erinnerungen und Benachrichtigungen bereitstellt, um die Aufgaben entsprechend den Fristen und Unternehmensziele voranzutreiben. Wenn es darum geht, Spitzenkräfte zu finden und einzustellen, hat jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen. Ausserdem braucht ein Unternehmen einige Zeit, um die Quellen und Methoden zu ermitteln, die für seine Talentakquise am besten geeignet sind. Ein gutes Applicant Tracking System kann dabei helfen, diese schnell zu ermitteln, indem es einen vollständigen Einblick in den Arbeitsablauf bietet. Recruiting-bezogene Analysen geben Arbeitgebern die nötigen Einblicke, um zu verstehen, was funktioniert und welche Bereiche des Rekrutierungsprozesses mehr Aufmerksamkeit erfordern.
Tipp 9 – Datenmigration
Bei der Migration auf eine neuere Plattform müssen Unternehmen oft ihre Bewerberdatenbank aus einem älteren System in das neue System übertragen. Ein gutes Applicant Tracking System sollte es dem Benutzer ermöglichen, diese Daten einfach in die Datenbank zu importieren. Erkundige dich bei der Suche nach einem neuen Bewerbermanagementsystem unbedingt nach dieser Möglichkeit. Unabhängig von der Grösse deiner Datenbank sollte dein Anbieter in der Lage sein, dir bei der schnellen und reibungslosen Umstellung auf das neue System zu helfen. Viele Unternehmen erhalten Bewerberinformationen aus verschiedenen Quellen, und schon bald können sich diese Informationen in E-Mails und Ordnern stapeln, was es schwierig macht, sie in die ATS-Datenbank zu übertragen. Stelle sicher, dass du in der Lage bist, regelmässig Daten in dein ATS zu importieren. Auf diese Weise kann dein Unternehmen alle eingehenden Bewerberdaten in einer einzigen Recruiting-Plattform zusammenführen.
Tipp 10 – Bessere Qualität der Rekrutierung
Eine SaaS-basierte und umfassende Recruiting-Softwareplattform bietet Unternehmen die Möglichkeit, mehrere Rekrutierungsinitiativen von einer Plattform aus zu steuern – mit zentraler Bewerber- und Lebenslaufverfolgung. Die Möglichkeit, mehrere Quellen zu nutzen, um hochqualifizierte Talente zu finden und Bewerbungen gemeinsam zu prüfen, bietet die Chance für wertvolle Analysen und Verbesserungen. Ein gutes System zur Bewerberverfolgung macht es nicht nur allen Beteiligten leichter, wichtige Informationen zu speichern, zu organisieren und jederzeit darauf zuzugreifen, sondern bietet auch Einblicke in die Bewerberqualitäten.
Diese Informationen und der damit verbundene organisierte Prozess können deinem Unternehmen helfen, eine gezielte Rekrutierungsstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Dadurch wird nicht nur die Qualität der Einstellungen verbessert, sondern es können auch die Kosten pro Einstellung gesenkt werden, was zu einem besseren, schnelleren und kostengünstigeren Recruitingprozess führt.
Um ein gutes Applicant Tracking System zu finden, bedarf es einiger Anstrengung, um die oben genannte Due Diligence durchzuführen. Die obige Checkliste soll es dir jedoch erleichtern, schnell die richtige Recruiting-Plattform und ein gutes Applicant Tracking System für dein Unternehmen zu finden, ohne unzählige Produktdemos durchzugehen.